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海口经济学院电子公文归档管理规定
发布时间:2010/10/19 16:50:40 . 点击次数:4678

 

海口经济学院

电子公文归档管理规定

 海经院[2006]92    2009226日修订)

      第一条  为了加强对电子公文的归档管理,有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》,制订本规定。

  第二条  本规定所称的电子公文,是指各级政府和部门通过政府办公厅配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

  第三条  学院根据上级有关要求,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

  学院档案室应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

  第四条  电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由学院档案室负责。

  第五条  电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

  第六条  电子公文一般应在办理完毕后及时移交学院档案室归档。

  第七条  电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。

  第八条  需要永久和长期保存的电子公文,应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

  第九条  电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

  第十条  电子公文的归档应在政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行,院档案室配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

  第十一条  电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器,存放处理完毕应归档保存的电子公文,以保证归档电子公文的完整、安全。

  第十二条  电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证归档电子公文的真实性。

      第十三条  电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查,检查项目包括与纸质公文核对内容、签章,审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等,确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动,电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致,处理过程无差错。

      第十四条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

  第十五条  通过存储载体进行交接的归档电子公文,移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

  第十六条  归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密,必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

  第十七条  归档的电子公文,应按档案分类方案进行分类、整理,并拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。

  第十八条  学院档案室应加强对归档电子公文的管理。提供利用有密级要求的归档电子公文,应严格遵守国家有关保密的规定;采用联网的方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

  第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除,并应由档案室列出销毁文件目录存档备查。

  第二十条  其他类型电子公文的归档管理可参照本规定。

  第二十一条  本规定未尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

  第二十二条  本规定由学院办公室负责解释。

      第二十三条  本规定自公布之日起施行。

 

 




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